はじめに
会議に参加したり、開催するにあたって、
- 現場から意見が出てこない
- 雰囲気が悪い
- 時間内に会議が終わらない
- 何の会議かわからない
- そもそも会議が苦手
そんなこと自分の身の回りでありませんか？
ファシリテーションとファシリテーター
ここでファシリテーションの説明を。。。
ファシリテーション（facilitation）とは、「会議やミーティングを円滑に進める技法」のことです。そしてそれを担う役をファシリテーター（英: facilitator）といいます。参加者たちの話の内容を整理したり、意見が活発に出るように発言を促進したりする進行役のことであり、議論の決定権は持たず、中立的な立場で討論が円滑に行われるようにするような役回りを担います。
仕事中においてファシリテーターが活躍する場面は
- 経営会議
- 報告会
- 反省会
- 朝礼
- 終礼 …etc
など議論が必要な多くの場に当てはまります。
ファシリテーター≠司会
ファシリテーター＝司会進行役と混同されがちですが、上記で説明したようにファシリテーターは議論の決定権は持たず、中立的な立場で討論が円滑に行われるようにするような役なので司会進行とは役割が異なります。
ただ実情として司会を兼務していることが多く、その場合は中立な立場で活発な議論が出るように促している自分と司会進行をして会議をリードしている自分がいることを頭の中で区別することが大切になります。
少し難しいですけど、大切な認識ですね。
良い会議と上手くいっていない会議
ここで良い会議と上手くいっていない会議を考えてみましょう。
良い会議、上手くいっていない会議のポイントのですが、
緑で囲んでいる箇所は会議の設計（デザイン）として事前に準備をしておくことができること、赤で囲んである箇所は意見が活発に出やすいように工夫しておく雰囲気作りに近いと考えます。
会議の設計と雰囲気作りの相互作用で良い会議ができる
つまり、会議を事前に設計（デザイン）することと、雰囲気作りの2つが大きなポイントであると言えますね。
設計が先か、雰囲気が先か
どちらも大切ですが、上記の説明のように先ず会議を設計しておくことが必ず先になります。
雰囲気作り
- アイスブレイク
→みんなの緊張を減らす。場を和ます。
- 会議のエチケットを決めておく
→「否定的な意見を言わない」「人の話は必ず最後まで聞く」「人が話している時は頷く」など事前に意見を出しやすいルールを話して出してもらい、それを会議のエチケットとしてみんなで決める。
- 合意形成
→まとまったこと、決まったことはみんなで合意してから次の議題へいくことを心がける
雰囲気作りと言っても多くのポイントがありますが、今回は省略します。
会議の構造
- 議題の共有
- 問題点の抽出
- 解決策の選定
- 行動案の決定
会議を進めていく上で上記の４ステップがあります。
在りたい状態と現状のギャップが解決すべき問題と理解して考えていきます。
議題の共有
☞議題、目標の共有
先ずはこれからスタートです。
何についての会議なのか、報告する場なのか、議論する場なのかが曖昧であることが多くの会議で見られます。
会議を設計する際にはまずここを明確にしなければ進みません。
先ほどの表で説明すると”在りたい状態”が何なんかを明確にして、みんなで共有することになりますね。
問題点の抽出
☞原因の洗い出し
ここでは考えられる問題を出します。
気をつけないといけない点として、
”出てくる問題に対し、解決策を同時に話してしまうこと。”
例：「終礼が早く終わらないから開始時間を早めするべきだ」→終礼が時間内に終わらない問題に対し“開始時間を早める”という解決策が出ている。
質より量、沢山出しましょう！
☞主原因の特定
原因の洗い出しで出された問題点の中で主要な問題点を特定します。
問題点は複雑に絡み合っているので１つに絞らなくても2つ出しても良いです。
ここはギャップを明確にするフェーズになります。
解決策の選定
☞解決策の洗い出し
出された主要な問題点に対する解決策を洗い出します。
例：終礼が時間内に終わらない
→開始時間を決める。
→終了時間を決める。
→終礼の在り方を再確認する。
など
☞解決策の選定
出された解決策の中で実行するものを決めます。
行動案の決定
☞実行すると決めた解決策の行動案を決める
ここを曖昧にしてしまうとせっかく決めた行動案が実行に移りません。
決めただけでは人はなかなか動けないので具体的に落とし込むことが必要です
５W１Hで考えると解決策を実行するイメージをしやすくなります。
まとめ
会議の構造を理解し、設計することが良い会議を作るために大切です。
そして会議を設計してみると、不要な会議に気がついたり、みんなの意見がまとまらない理由に気がついたりすることもあります。
これらステップを考えていくのはファシリテーターの役割です。
もし会議にファシリテータが不在であるならば、決めてみることをおすすめします。
楽しい会議ができたらいいですね！
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